予約が絶えない会議室の条件とは？貸会議室に必要な大画面モニター

レンタル会議室を選ぶ基準とは？

特別な空気感で会議の集中力が高まるレンタル会議室。弊社も定例会議などは自社で行うことが多いですが、大きな会議や大切な会議についてはレンタル会議室をよく利用しています。当然、会議室を押さえる段取りをしないといけないわけですが、その選定基準を考えてみました。

①立地・アクセス条件

大きな基準として立地やアクセス条件が大切です。各拠点から人が集まるため、基本的には主要駅付近、大阪では梅田や新大阪付近で選ぶことが多いのではないでしょうか？

②部屋の広さ（収容人数）

何人程度で会議を開くのかも大きなポイントです。集まる人数に応じた部屋を探します。

③料金

やはり気になるのは料金。時間単位で予約できる施設が必要に応じた料金で収まるので、リーズナブルに感じます。

弊社の場合はざっくりこの①～③あたりをまず条件に設定して、当てはまる施設を検索して調べていきます。検索をかけてからは以下のような項目を調べるのではないでしょうか？

④備品や貸出機材の種類（オプション）とその料金

会議で使用したいホワイトボードやマーカー、プロジェクターやスクリーンまたはモニターなど、いわゆる装備品が充実している環境が好ましいと感じます。インターネット環境はもはやマスト条件ではないでしょうか？

⑤室内の雰囲気

自然光の取り込みが多かったり、全体的に清潔で明るい雰囲気の部屋を選びたいのは誰しも同じではないでしょうか？どんよりとした雰囲気では気持ちも乗ってきません。

⑥その他サービス

フリードリンクや飲食物の持ち込みができると長時間の会議では助かります。また、喫煙スペースが用意されていると喫煙者には喜ばれます。

何を重視するかでどの会議室を選定するかが決まる

①立地、②部屋の広さ、③料金、⑤雰囲気、⑥その他サービスについては利用者側ではどうすることもできません。しかし、④の備品や貸出機材は欲しい物がレンタル会議室になかった場合、最悪持ち込むことは可能です。でもそれが面倒だからプロジェクターなんかは施設側で貸出してほしいんですよね。

でも、価格を最も重視するなら会議室というよりは「レンタルスペース」的な場所になってしまい、十分な設備が整ってない場合も散見されます。なので使用料金を最も重視するなら、多少交通の便が悪かったとしても社内の会議室を利用したほうが効率的なような気がします。

私達も過去、料金重視で部屋を借りたまでは良かったものの、プロジェクターやスクリーンを自社から持ち込んで大変な思いをした苦い経験があります。

充実した会議を行うために必要なツールは？

レンタル会議室の使用を検討するということは、日頃の集まりとは違う「特別な会議」を行いたい場合に多いのではないでしょうか？例えば決算会議や株主総会などです。その場合に重要になってくるのが会場の資料を映す画面であることは間違いありません。では、会議室では一般的にどのような画面を用いることが多いでしょうか？

①プロジェクター

プロジェクターの代わりとしてのマルチディスプレイ

会議用資料の説明に最も重宝されるのがプロジェクターです。なぜなら資料を大きな画面で映し出すことができるからです。「大きい＝遠くからでも見えやすい」という考え方ですが、実はデメリットもあります。それは映像を大きくすればするほど映像を照らし出す面積が広くなってしまい、結果として文字やグラフがぼやけてしまうことです。

また、写真のように部屋の明かりを落とさないと、周りの明るさに映像の明るさが負けてしまい、全体的に薄く見えづらくなってしまうことです。部屋が暗いと雰囲気も良くないですし、メモが取りにくかったり何かと不便が多くなります。また、眠気を誘発する可能性もありますｗ

高額な業務用のプロジェクターを使用すれば、上記のようなデメリットも回避できる可能性がありますが、その金額を見るとあまり現実的では無いような気がします。

大型モニター

86インチ

プロジェクターの弱点を克服できるのが液晶モニターです。子供の頃に「テレビは部屋を明るくして見なさい」と言われたように、室内の明かりはそのままに鮮明な文字や映像を映し出すことが特徴です。逆に液晶モニターの大きさには限度があります。プロジェクターのような大画面は普通の液晶モニターでは賄うことができません。

なので大人数が集まる会議では、数カ所にモニターを配置しないと内容をはっきりと確認できない参加者が出てしまいます。